Privacy Reglement Vazalis

AANLEIDING TOT OPSTELLING PRIVACY REGLEMENT

Vazalis vindt het belangrijk dat het duidelijk is hoe met de persoonsgegevens van relaties wordt omgegaan. Men moet erop kunnen vertrouwen dat gevoelige gegevens bij het bedrijf in goede handen zijn. In dit Privacyreglement staat hoe bij Vazalis wordt omgaan met de persoonsgegevens van relaties.

WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. Daarbij kan gedacht worden aan onder meer naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer bankrekeningnummer en emailadres. Alles wat met persoonsgegevens wordt gedaan, wordt ‘verwerken’ genoemd. De wettelijke betekenis van het begrip ‘verwerken’ is ruim en houdt onder meer in: het verzamelen, bewaren, raadplegen, gebruiken en verwijderen van persoonsgegevens.

VAN WIE WORDEN PERSOONSGEGEVENS VERWERKT?

Vazalis verwerkt persoonsgegevens van personen met wie het bedrijf direct of indirect een relatie wil aangaan of met wie het bedrijf een relatie heeft of heeft gehad. Het gaat daarbij onder andere om:

– (potentiële) opdrachtgevers en leveranciers en hun vertegenwoordigers

– bezoekers van de bedrijfswebsite

– personen die aan een bedrijf of organisatie zijn verbonden waar Vazalis een relatie mee heeft.

WIE VERWERKT PERSOONSGEGEVENS?

De Vossebeld Bedrijven bestaan uit Vossebeld Holding B.V. met daaronder de werkmaatschappijen Vossebeld Cultuur en Civiele Techniek B.V. en Vossebeld Milieudiensten B.V.. Bij alle drie de BV’s worden persoonsgegevens verwerkt.

WAARVOOR VERWERKT VAZALIS PERSOONSGEGEVENS?

Vazalis verwerkt persoonsgegevens voor onderstaande doelen. Daarbij is per doel een aantal voorbeelden van verwerkingen opgenomen:

Om een relatie met personen aan te gaan en te onderhouden

Als iemand opdrachtgever of leverancier wil worden bij Vazalis, moeten zijn/haar persoons- en organisatie- of bedrijfsgegevens geregistreerd en geverifieerd worden. Vazalis onderzoekt of een potentiële relatie als opdrachtgever of leverancier geaccepteerd kan worden.

Om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen

Vazalis is wettelijk verplicht een boekhouding bij te houden waarin de gegevens van opdrachtgevers en leveranciers verwerkt zijn. Op verzoek moet informatie verstrekt worden aan bijvoorbeeld de Belastingdienst. De Belastingdienst mag alle gegevens die nodig zijn voor het vaststellen van te heffen belastingen opvragen. Soms moeten gegevens verstrekt worden aan toezichthouders. Vazalis doet dit alleen als het wettelijk verplicht is of als er een andere rechtvaardigingsgrond bestaat.

Om marketingactiviteiten uit te kunnen voeren

Om opdrachtgevers goed van dienst te kunnen zijn, verwerkt Vazalis gegevens voor marketingactiviteiten. Relaties kunnen onder andere via post, telefoon of e-mail geïnformeerd worden over producten en diensten. Bij Vazalis is bekend welke producten een opdrachtgever afneemt en voor welke producten interesse is getoond. Een opdrachtgever die niet benaderd wil worden voor marketing-activiteiten, kan daarover contact opnemen met Vazalis. De contactgegevens staan onderaan dit regelement.

Om wederzijdse belangen te beschermen

Vazalis vindt het belangrijk dat de wederzijdse belangen goed beschermd worden. Zo worden bijvoorbeeld gegevens verzameld over het betalingsgedrag en de kredietwaardigheid van (potentiele) opdrachtgevers. Daarnaast worden soms persoonsgegevens verwerkt om te komen tot nieuwe producten of diensten of tot verbetering van bestaande producten of diensten. Dit gebeurt onder meer aan de hand van bedrijfs- of organisatieprofielen van (potentiele) relaties.

Voor historische, statistische en/of wetenschappelijke doeleinden

Vazalis verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor de doeleinden die in dit reglement genoemd zijn. Persoonsgegevens worden ook niet langer bewaard dan nodig is. Wel kunnen bepaalde gegevens nog gebruikt worden voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden en voor bedrijfsanalyses. Dit gebeurt bijvoorbeeld om de omzetcijfers over de jaren heen in beeld te brengen of om de levensduur van bedrijfsmiddelen te bepalen.

MET WIE WORDEN GEGEVENS GEDEELD?

Vazalis deelt in bepaalde gevallen persoonsgegevens met andere ondernemingen binnen de groep van Vazalis Bedrijven. Een opdrachtgever van één van deze ondernemingen, wordt namelijk ook gezien als opdrachtgever van de groep van ondernemingen. Zo worden bijvoorbeeld gegevens gedeeld voor een verantwoord acceptatiebeleid en om fraude te voorkomen. Bepaalde persoons-gegevens kunnen worden gedeeld met derde partijen. Dit gebeurt niet zonder goede reden. Voor sommige werkzaamheden worden bijvoorbeeld opdrachtnemers ingeschakeld. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de inzet van onderaannemers, ZZP’ers en uitzendpersoneel, het beheer en onderhoud van de IT-infrastructuur of bij gedeeld opdrachtgever- of opdrachtnemerschap. Vazalis maakt bij het delen van gevoelige gegevens alleen gebruik van opdrachtnemers die passende beveiligingsmaatregelen treffen ter bescherming van persoonsgegevens. Daarnaast moeten zij geheimhouding garanderen. Ook mogen zij aan hen toevertrouwde persoonsgegevens niet gebruiken voor eigen marketingactiviteiten.

HOE WORDT DE PRIVACY GEWAARBORGD?

Vazalis heeft privacy hoog in het vaandel staan. Alle medewerkers hebben getekend voor geheimhouding van bedrijfsgegevens. Alleen medewerkers die vanwege hun functie toegang moeten hebben tot persoonsgegevens zijn belast met het verwerken daarvan.

SOCIAL MEDIA

Op onze website kunnen buttons staan van social media, zoals Facebook, Twitter of Linkedin. Dit Privacyreglement geldt niet voor deze social media. Het gebruik van social media is de eigen verantwoordelijkheid van de gebruiker. Het is aan te raden de privacyregels van social media goed te lezen, zodat bekend is wat er met persoonsgegevens gebeurt. Veel social media aanbieders zijn buiten de Europese Unie gevestigd en slaan persoonsgegevens buiten de EU op waar het beschermingsniveau lager ligt.

EXTERNE LINKS

De website van Vazalis kan links bevatten naar andere externe websites. Dit Privacyreglement geldt niet voor die websites. Vazalis probeert de externe links actueel te houden en naar de juiste websites te laten verwijzen. Er kan geen enkele verantwoordelijkheid genomen worden voor de inhoud van deze websites en de manier waarop daar met persoonsgegevens wordt omgegaan.

WELKE REGELS GELDEN ER BIJ DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS?

Er is wet- en regelgeving voor de bescherming van persoonsgegevens. Zo geldt in Nederland de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Deze wordt per 25 mei 2018 vervangen door Europese wetgeving in de vorm van de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (AVG). Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie.

WELKE RECHTEN HEBBEN BETROKKENEN?

Betrokkenen kunnen vragen welke persoonsgegevens Vazalis van hen verwerkt. Dit recht is vastgelegd in de WBP. Er moet binnen vier weken op gereageerd worden. Betrokkenen kunnen ook vragen om onjuiste gegevens te wijzigen, onvolledige gegevens aan te vullen of om persoonsgegevens te verwijderden. De contactgegevens vindt u onderaan dit Privacyreglement.

WIJZIGING VAN DIT PRIVACYREGLEMENT

Vazalis kan dit Privacyreglement aanpassen. Dat gebeurt bijvoorbeeld als de wet of het bedrijfsbeleid wijzigt. Het is daarom aan te raden het Privacyreglement regelmatig opnieuw te bekijken. Een link naar de meest actuele versie staat onderaan de website van Vazalis. De laatste wijziging was op 21 november 2017.

VRAGEN & INLICHTINGEN?

Voor vragen over dit Privacyreglement of meer informatie over geregistreerde persoonsgegevens bel met +31 (0) 541 538 766 of stuur een e-mailbericht naar info@vazalis.nl.